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Service d’Archivage Mutualisé (S.A.M.)
Présentation :La gestion des archives relève des compétences des communes. La loi du 15 juillet 2008 élargit cette responsabilité aux Présidents de Communautés de communes pour leurs établissements. En effet, cette loi apporte une existence et une assise légales à la gestion des archives intercommunales. Le Maire ou le Président du groupement est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de sa commune ou de son intercommunalité (article 322-2 du code pénal). A chaque renouvellement de Conseil municipal, le Maire ou le Président du groupement doit dresser un procès-verbal de récolement (procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, signés par les Maires ou les Présidents sortants et entrants). C’est dans ce contexte, que la Communauté de Communes des Sablons a mis en place depuis le 3 janvier 2017, un Service d’Archivage Mutualisé (S.A.M.). C’est la deuxième collectivité dans l’Oise à créer un tel service pour lequel une archiviste de formation a été recrutée. Elle est en charge des archives de la Communauté de Communes mais peut également être détachée dans les communes membres, par l’intermédiaire d’une convention. Les principales missions du Service d’Archivage Mutualisé :→ Réalisation d’audit : évaluation du métrage d’archives et des conditions de conservation ;
→ Collecte des archives : mise en place d’une procédure de versement des archives, réalisation de tableaux de gestion en collaboration avec les agents des différents services ;
→ Prise en charge de l’arriéré d’archives : élaboration d’instrument de recherche, réalisation des éliminations réglementaires, réalisation du récolement réglementaire ;
→ Sensibilisation et formation du personnel aux pratiques archivistiques de base : présentation du cadre réglementaire des archives, conseil en matière de tri et de classement, réalisation de bordereaux de versement et d’élimination, sensibilisation aux délais de communicabilité, sensibilisation à la nouvelle tenue des registres, expertise pour la mise en place des règles de nommage des fichiers bureautiques ;
→ Communication des archives : aide aux recherches administratives, mise en place d’une procédure de communication des archives, garantir l’accès des usagers aux archives de la structure ;
→ Exploitation culturelle du fonds d’archives : participation à des projets de valorisation des archives (exposition, articles, revues, ateliers scolaires…) ;
→ Pérennisation et conservation du patrimoine archivistique dans des locaux adaptés : aménagement des espaces de conservation en collaboration avec les Archives départementales de l’Oise, contrôle des conditions de conservation des archives.
Modalités d’intervention :Avant toute intervention, l’archiviste réalise un audit (gratuit) sur place pour évaluer la situation et définir les besoins en concertation avec la collectivité. A l'issue de cette visite, la collectivité reçoit un compte-rendu accompagné d'une proposition de mission chiffrée. Enfin, sur décision de l'Autorité territoriale, une convention de mise à disposition est signée entre la collectivité et la Communauté de Communes des Sablons
 Convention_SAM (28.5 kB 2017-01-11 15:58:24).Le tarif horaire de la mise à disposition de l’archiviste est fixé à 25 €uros de l’heure (délibération n°143/2016 du 15 décembre 2016 portant création du service d’archivage mutualisé). Contact et infos pratiques :Amandine Gierens, Responsable du Service d’Archivage Mutualisé Communauté de Communes des Sablons
2 rue de Méru
60175 Villeneuve-les-sablons
Tél : 03.44.22.01.60
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